CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

1. OBJETO Y ALCANCE

CSP DE COLOMBIA LTDA., y STEEL CITY LTDA., (En adelante LAS EMPRESAS) asumen como ejes fundamentales para el desarrollo de los negocios la ética y la transparencia. Por lo tanto, este Código pretende servir de guía para mantener el más alto nivel de integridad, respeto, responsabilidad y compromiso en la conducción de los negocios donde prevalezca la equidad e imparcialidad en todas sus relaciones.

El Código de Ética y Conducta complementa el Programa de Transparencia y Ética Empresarial – PTEE y el Manual de Políticas y Procedimientos de Gestión del Riesgo Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva – LAFT/FPADM adoptado por LAS EMPRESAS, incorporando pautas éticas y de conducta que deberán actuar como referente obligatorio de todos los accionistas, miembros de la junta de socios, administradores y empleados, las personas naturales y jurídicas que tengan relaciones con LAS EMPRESAS; de manera que sus actuaciones y el cumplimiento de sus deberes, observen los principios establecidos para promover la transparencia y confianza en las relaciones internas de LAS EMPRESAS y con terceros.

2. RESPONSABILIDADES DE LOS DESTINATARIOS

1. Conocer, entender y aplicar el Código de ética y Conducta durante sus actividades promoviendo su contenido en todos sus destinatarios.

2. Manifestar el conocimiento y compromiso frente al Código de ética y Conducta, actuando sin quebrantar sus disposiciones.

3. Solicitar la orientación necesaria para el efectivo cumplimiento de las disposiciones aquí establecidas y/o regulaciones aplicables.

4. Cumplir las disposiciones legales aplicables, conforme a la jurisdicción donde se efectúen, especialmente la normatividad en materia de prevención del riesgo de LAFT/FPADM, de C/ST y demás que reglamenten la atenuación de riesgos de cumplimiento.

5. Presentar denuncias, inquietudes o dudas relacionadas con el Código de Ética y Conducta Empresarial y su aplicación a traves de los canales dispuestos por LAS EMPRESAS.

6. Colaborar en la consecución de indagaciones que se adelanten para establecer posibles transgresiones al Código de Ética y Conducta.

3. PRINCIPIOS ÉTICOS

Integridad y Transparencia: Son comportamientos fundamentales y claves en toda organización; ayudan a crear un entorno empresarial justo y sostenible. Fomentar prácticas éticas y responsables en las operaciones y relaciones con los clientes, empleados, proveedores y la sociedad en general, es esencial para generar confianza y credibilidad entre los grupos de interés y, por lo tanto, implica un compromiso con la honestidad, la responsabilidad y la sociedad.

Responsabilidad Social Empresarial: Es la contribución activa y voluntaria de una empresa al desarrollo sostenible a través de su compromiso y confianza en sus empleados y en la sociedad en general. Las empresas aportan a la mejora de la sociedad, la economía y el medio ambiente cumpliendo con sus obligaciones  y esforzándose por alcanzar los objetivos corporativos.

Legalidad y Cumplimiento de las normas y regulaciones: Es dar trámite oportuno, desarrollando las actividades de buena fe, acatando las obligaciones, las responsabilidades legales aplicable y los lineamientos de Cumplimiento establecidos por LAS EMPRESAS.

Respeto: Es la interacción con el conocimiento de los intereses colectivos, la diversidad individual, la sostenibilidad de los recursos naturales y carácter corporativo.

Hacer las cosas bien, ahora, con eficiencia y mejor cada día: Es generar confianza en nuestras operaciones, comprimiendo con la ley, planificando estratégicamente para lograr el desempeño deseado por los grupos de interés, encontrando nuevas oportunidades de mejora continua.

4. CONDUCTAS PROHIBIDAS Y ANTIÉTICAS

1. Utilizar o compartir información confidencial conocida en ejecución o con ocasión de sus responsabilidades, para la obtención de un provecho para sí o para un tercero.

2. Apropiarse y destinar los activos y bienes de LAS EMPRESAS, para fines externos a la operación que realizamos. Ejemplo de ello es, pero sin limitarse a:

a) Hurto en sus distintas clasificaciones

b) Abuso de confianza

c) Mal uso de recursos

d) Deviación o uso indebido de información de LAS EMPRESAS sin autorización.

e) Aprobación de contratos o compras sin el debido proceso de vinculación.

Presentar gastos ficticios o reportar como cumplidas actividades o tareas no efectuadas.

f) Copia no autorizada de programas, software o en general, de activos protegidos por la propiedad intelectual

3. No velar por el respectivo mantenimiento de los bienes y activos de LAS EMPRESAS y no reportar cuando se evidencie el uso indebido de estos.

4. Con intención, omitir o consignar datos en forma inexacta en documentos que se presenten, tendientes a obtener una aprobación o decisión que, a juicio del superior, habría sido diferente si los datos se ajustaran a la realidad.

5. Ocultar la existencia de un conflicto de interés en el que se encuentre el Empleado. Denunciar esta situación es un comportamiento que se convierte en una responsabilidad, no es una opción.

6. Realizar actos que entorpezcan o incidan negativamente en el normal desarrollo de las actividades de LAS EMPRESAS o en perjuicio de terceros.

7. Aceptar o solicitar para sí mismo o para terceros dádivas, sobornos o beneficios de clientes y/o proveedores o a terceros, a cambio de favorecimientos, escogencia o concesión de tratamientos o servicios especiales.

8. Autorizar o ejecutar operaciones que afecten los intereses de LAS EMPRESAS.

9. Solicitar u obtener de los Empleados bajo su mando, concesiones o beneficios valiéndose de su posición.

10. Utilizar influencias que favorezcan indebidamente a miembros de la familia, amigos o personas que estén vinculados de cualquier forma con un Empleado o para perjudicar a terceros.

11. Consignar en la hoja de vida presentada a LAS EMPRESAS datos falsos y ocultar información material en dicho documento.

12. Incumplir cualquier lineamiento señalado en las demás políticas, procedimientos, reglamentos, manuales y/u otro documento de LAS EMPRESAS.

4. CONDUCTAS ESPERADAS AL INTERIOR DE LA EMPRESA

1. Actuar con profesionalismo, buena fe, lealtad y diligencia en favor de los mejores intereses de LAS EMPRESAS, asegurando que las actuaciones propias y las responsabilidades asignadas, cumplen los principios, valores y políticas establecidas.

2. Los Empleados y Contratistas de LAS EMPRESAS tienen la obligación de cumplir las normas de comportamiento en materia de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiente establecidas en la Política Integral del SIG y definición de Responsabilidades; comunicados en Manual de funciones a los empleados y Manual de contratistas a los terceros.

3. Comunicar oportunamente a sus superiores todo hecho o irregularidad por parte de cualquier Empleado, que afecte o pueda lesionar los intereses de LAS EMPRESAS o que incumpla este Código.

4. Manejar con prudencia, seriedad, responsabilidad y discreción las relaciones personales y afectivas que eventualmente puedan surgir con otros Empleados de LAS EMPRESAS, cuidando que las mismas no afecten de ninguna manera el desempeño laboral, ni resten la objetividad e independencia requeridas para la adopción de las decisiones que corresponden

5. Ante cualquier controversia, primará el diálogo, el interés de resolverlo, el respeto al derecho de defensa y la preservación de los derechos y de la dignidad de los involucrados.

6. Dar buen uso a las instalaciones, sistemas de información y demás elementos de trabajo asignados.

7. Respetar la propiedad intelectual y derechos de autor.

8. Responder por los usuarios y contraseñas asignadas para el desempeño de sus responsabilidades y mantenerlas de manera confidencial.

5. CONDUCTAS CON NUESTROS CLIENTES

El éxito de LAS EMPRESAS es resultado de la satisfacción de nuestros clientes porque son el motor de nuestro esfuerzo y dedicación. Significa que damos alta prioridad a la calidad en todos nuestros productos, trabajando para garantizar que la propuesta de valor que damos fomente el crecimiento y el desarrollo de sus operaciones. En nuestro abordaje con los clientes, no hay lugar a la corrupción, fraude, el soborno o cualquier otra actividad contraria a las buenas prácticas.

6. CONDUCTAS CON LA COMPETENCIA

LAS EMPRESAS promueven los intereses del mercado en el que desarrolla sus negocios, por ello, rechazamos toda práctica que atente contra la libre competencia. Por tanto:

a. Respetamos la competencia y el desarrollo empresarial, cumpliendo con las leyes y normas vigentes en materia de competencia en nuestro país. Competimos con calidad, servicio y estrategia de negocio, consistentes con nuestros principios y valores corporativos.

b. Los empleados deben evitar discutir precios, clientes, costos, mercados y ventas con la competencia o sus empleados.

c. Proteger el principio de competencia leal, no participar en actos de confabulación, aprovechándose y abusando de posiciones de poder.

d. Evitar situaciones que puedan dar lugar a apariencia ilegal sobre precios, manipulación de licitaciones u otras prácticas anticompetitivas y desleales.

7. CONDUCTAS FRENTE A TERCEROS

Las relaciones con nuestros proveedores se basan en la confianza mutua, estableciendo relaciones comerciales duraderas y libres de prácticas de corrupción o soborno; buscamos garantizar estándares de calidad y seguridad, creando una relación de confianza en el tiempo.

a. Contamos con procedimientos para garantizar que la relación entre proveedor y contratista sea objetiva y transparente; buscar la mejor relación costo-beneficio y asegurar principios comunes de calidad técnica, servicio, precio, oportunidad y referencia en el mercado.

b. Cada proveedor deberá cumplir con el marco de transparencia y anticorrupción que rige este Código, en caso de conocer de una situación contraria a esta, deberá denunciarlo en el canal LÍNEA ÉTICA disponible en nuestra página web.

c. Los empleados comunicarán inmediatamente a sus superiores todo hecho o irregularidad por parte de un proveedor o cualquier tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de LAS EMPRESAS.

8. CONDUCTAS CON LAS AUTORIDADES

Nos mantenemos informados sobre la normatividad vigente y nos alineamos a ellas de forma permanente, actuamos con diligencia frente a las disposiciones legales, buscando no afectar los intereses de LAS EMPRESAS.

Dando atención oportuna, clara, veraz, precisa y completa ante las  solicitudes y/o requerimientos de las autoridades competentes.

9. CONDUCTAS CON LA COMUNIDAD

1. Actuar con respeto y diligencia frente a las comunidad local, regional y nacional.
2. Atender y/o participar en invitaciones gremiales, sectoriales y regionales recibidas.
3. Reducir el impacto ambiental procedente las actividades de LAS EMPRESAS mediante estrategias de economía circular.

10. MANEJO Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

1. Todo Empleado tiene la responsabilidad de proteger la información y los recursos de LAS EMPRESAS, los cuales están destinados de forma única y exclusiva al desempeño de sus funciones y/o tareas, y no deben ser usados para otros fines.
2. Está prohibida la divulgación de información reservada o clasificada de LAS EMPRESAS por cualquier medio, salvo obligación legal o requerimiento de autoridad competente.
3. Los datos e información almacenada en los servidores, redes, dispositivos, equipos, sistemas operativos, correos electrónicos y celulares corporativos o cualquier componente de Tecnología de la Información de LAS EMPRESAS como (software y/o hardware), son de su propiedad, por tanto, es susceptible de control, revisión, copia y monitoreo en cualquier momento.
4. Está prohibido instalar programas y dispositivos de hardware en los equipos de LAS EMPRESAS sin la autorización del área de Sistemas. Utilizar el acceso y los privilegios del sistema para realizar solicitudes o transacciones para su propio beneficio o el de sus familiares e intereses personales.

11. LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

1. Los empleados deben acatar las directrices y responsabilidades sobre el tratamiento de datos personales informadas por el Oficial de Privacidad, logrando incorporar en el día a día la cultura de uso adecuado y seguro de la información y los datos personales; así como, garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 del 2012.

2. Todo Empleado que custodie, maneje y tenga acceso a los datos personales pertenecientes a LAS EMPRESAS, dará el tratamiento apropiado, dando cumplimiento estricto a la Política de Tratamiento de Datos personales, al aviso de privacidad, los manuales de procedimientos y lineamientos sobre su protección.

3. Ante la recolección física o digital de información personal de empleados, proveedores, clientes y demás contrapartes, se realice la solicitud previa e informada y conserve la autorización para el uso de sus datos personales.

4. Los custodios de datos personales harán un uso único y exclusivo de los datos personales y sensibles recolectados, sobre las finalidades informadas; protegiendo a su vez la información que almacena en sus bases de datos de conformidad con la ley y las disposiciones que regulen el Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia y demás leyes que las modifiquen o reemplacen.

12. CONFLICTO DE INTERÉS

El conflicto de interés surge cuando una decisión o una circunstancia llevan a crear una condición que favorece los intereses propios donde deben prevalecer los generales, amenazar parcial o permanentemente la satisfacción de ese interés general.

En este mismo sentido, se considera que existe un conflicto de intereses si el empleado cuenta con un interés que pueda nublar su juicio objetivo en el curso de una operación determinada, así como cuando se presenten circunstancias que configuren un verdadero riesgo de que el discernimiento del empleado se vea comprometido.

Los Administradores de LAS EMPRESAS deberán abstenerse de participar directamente o por intermedio de terceros, en interés personal o en el de otras personas, en actividades que impliquen competencia con LAS EMPRESAS o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo que exista autorización expresa de la junta de socios para ello[1]. Se regirán en todo momento por los principios de Buena fe, Lealtad y diligencia de un buen hombre de negocios.

Cuando un Empleado deba tomar una decisión que pueda ocasionar un efecto negativo, realizar u omitir una acción y se encuentre en la posibilidad de escoger entre el interés de LAS EMPRESAS y el beneficio propio o el de un tercero; Debe regirse por los principios de lealtad, abstención, confidencialidad e informar por escrito toda situación posible de conflicto de interés a su jefe inmediato y al Oficial de Cumplimiento. Así como apartarse del trámite o gestión inmediatamente.

¿Qué hacer ante situaciones de conflicto de intereses?

Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la empresa o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses y dar cumplimiento a lo establecido por la Ley en esta materia.

[1] numeral 7° del artículo 23 de la Ley 222 de 1995.

13. PROHIBICIÓN DEL SOBORNO, EL FRAUDE Y LA CORRUPCIÓN

Comprometidos con la Política anticorrupción y de CERO TOLERANCIA frente al fraude, la corrupción y el soborno.

En LAS EMPRESAS, no se tolerará la corrupción ni el soborno de ninguna forma. Queda estrictamente prohibido dar, ofrecer, conceder, prometer, implicar, aceptar y/o exigir una ventaja indebida de cualquier valor, en dinero o en especie, directa o indirectamente, a terceros, incluidos proveedores, contratistas y funcionarios de gobierno nacional o extranjeros.

Los Empleados acataran las Políticas Anticorrupción y Antisoborno y responsabilidades establecidas por Programa de Transparencia y Ética Empresarial al desarrollar sus actividades sin importar su ubicación.

14. PREVENCIÓN DEL RIESGO DE LAFT/FPADM

Es prohibido aceptar fondos o realizar transacciones a sabiendas o con sospecha de que los mismos provienen de una actividad ilegal. Los Empleados que identifiquen una situación que pueda poner en riesgo a LAS EMPRESAS de ser utilizada como medio para lavado de activos, la financiación del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva LAFT/ FPADM deben aplicar las disposiciones del SAGRILAFT.

Los empleados estarán atentos a las señales de alerta y reportarán a la LINEA ETICA, toda situación real o probable, asociado con los delitos fuentes del LAFT/FPADM. Así como la operación inusual o sospechosa de la cual tengan conocimiento en el desarrollo de sus funciones. En caso de confirmarse, esta será reportada por el Oficial de Cumplimiento a las autoridades competentes.

Las áreas encargadas de la vinculación de contrapartes aplicarán procesos de debida diligencia y conocimiento de los socios, administradores, empleados, clientes, proveedores y terceros con base en el perfil riesgo identificado, permitiendo la toma de decisiones y controles preventivos eficientes.

15. RECHAZO DEL ACOSO LABORAL

Todos los empleados deben garantizar que la empresa proporcione un entorno seguro y respetuoso, libre de discriminación y acoso, donde se valore la equidad, la justicia y la dignidad.

Se prohíbe cualquier acoso, incluido, entre otros, el acoso por motivos de raza, sexo, orientación sexual, color, origen nacional o étnico, religión, estado civil, raza, nacionalidad, edad o discapacidad.

Los empleados no pueden acosar a otros empleados ni a ninguna otra persona en las instalaciones de LAS EMPRESAS o en el transcurso de un negocio, independientemente de su ubicación.

16. LA SOSTENIBILIDAD EMPRESARIAL

En LAS EMPRESAS estamos comprometidos con la gestión sostenible de nuestras operaciones y negocios, buscando crear valor social, económico y ambiental, sentando las bases para el pleno desempeño empresarial y la oportuna toma de decisiones. Por ello, trabajamos cada día para:

1. Propiciar entornos de trabajo seguros para los empleados, contribuyendo a la construcción de una sociedad más sana, saludable y productiva, con impacto directo en su calidad de vida y la de sus familias.

2. Impactamos positivamente en las comunidades donde estamos presentes, a traves de la generación de empleo, aportando al bienestar social de la región.

3. Ayudar a nuestros clientes a tener soluciones integrales, mejores eficiencias y seguridad en sus operaciones. Asegurando el cumplimiento de los estandares de producto y de calidad ofrecidos.

4. Sustentar nuestras operaciones a traves de una cadena de suministro eficiente y de transparencia corporativa, favoreciendo la sostenibilidad económica.

5. Aplicamos estrategias de economía circular y prácticas sostenibles en el ejercicio de nuestras actividades, cuidando y respetando el medio ambiente; Siendo responsables del uso adecuado y eficiente de los recursos naturales y la apropiada disposición de los residuos que generamos.

17. REPORTE DE HECHOS QUE TRANSGREDEN EL CÓDIGO

Ante la duda o desconocimiento de alguna situación que pudiera estar en contravía de los criterios aquí definidos, deberá reportarlo en la LÍNEA ÉTICA, disponible en la página web  www.cspgroup.com o directamente al Oficial de Cumplimiento  de LAS EMPRESAS.

Tanto los datos de la persona como la información suministrada serán tratados bajo la estricta confidencialidad. En caso de considerarse necesario, el reporte podrá hacerse de manera anónima. En ambos casos, en la medida de lo posible, se deberá reportar la mayor información posible que permita realizar las investigaciones que sean del caso con el fin de tener los elementos claros para guiar de manera precisa la consulta realizada.

Quien reporte situaciones reales o potenciales de incumplimiento, no será objeto de represalias ni obtendrá recompensas por comunicar estas situaciones.

18. MEDIDAS DISCIPLINARIAS Y SANCIONES

Sin perjuicio de los recursos civiles y penales que pudieren tener lugar de acuerdo con la regulación aplicable, todo incumplimiento total o parcial del presente Código de forma activa o por omisión, dará lugar a la aplicación de sanciones laborales, establecido por el Reglamento Interno de Trabajo de la compañía que podrán incluir la terminación unilateral del contrato con justa causa.

Luego de aplicar el procedimiento para comprobación de faltas y formas de aplicación de las sanciones disciplinarias y de determinar la responsabilidad, las sanciones serán supervisadas por el Oficial de Cumplimiento y en ejecución del área de Gestión Humana.

19. SOCIALIZACIÓN Y DIVULGACIÓN.

Todo empleado de nuevo ingreso, independientemente de su posición, debe conocer este Código y sus lineamientos, por tanto, asistirá de la inducción de cumplimiento normativo del SAGRILAFT y PTEE donde le será divulgado, así mismo participará en los entrenamientos periódicos que le sean programados.

El presente Código de Ética y Conducta están a disposición de los obligados a través de la página web www.cspgroup.com, sus cambios y revisiones se publicarán en este medio y comunicarán a las partes involucradas en su cumplimiento.

20. MODIFICACIONES Y APROBACION

El Oficial de Cumplimiento será el responsable de presentar a la Junta de Socios de LAS EMPRESAS para aprobación, los ajustes y modificaciones que requiera el Código de Ética y Conducta por cambios en la regulación aplicable que lo exija, o por requerimiento expreso de las autoridades competentes; en caso de no presentarse, se efectuará una revisión cada dos(2) años.