POLÍTICA ANTICORRUPCIÓN Y ANTISOBORNO

1. DECLARACIÓN CORPORATIVA DE COMPROMISO

CSP DE COLOMBIA LTDA., y STEEL CITY LTDA., en adelante LAS EMPRESAS, declaran su compromiso corporativo con la integridad, la transparencia, la ética empresarial, la legalidad, la libre competencia, el buen gobierno corporativo y la prevención de la corrupción y el soborno en cualquiera de sus modalidades.

La organización adopta una posición de CERO TOLERANCIA frente a cualquier conducta que comprometa o pueda comprometer la transparencia, objetividad, legalidad o legitimidad de sus operaciones, incluyendo corrupción, soborno nacional o transnacional, fraude, pagos indebidos, pagos de facilitación, dádivas, coimas, beneficios indebidos, manipulación de registros, ocultamiento de información o uso indebido de recursos corporativos.

La Junta de Socios, el Representante Legal y sus Administradores respaldan el PTEE mediante el apoyo corporativo al Oficial de Cumplimiento, la asignación de recursos razonables, la promoción de una cultura ética y la exigencia de decisiones corporativas coherentes con la prevención de C/ST.

Esta política constituye una directriz superior de cumplimiento corporativo, orientada a prevenir, gestionar y mitigar C/ST bajo criterios de integridad, transparencia, buen gobierno corporativo y responsabilidad demostrada.

2. OBJETO, ALCANCE Y PERFIL DE EXPOSICIÓN C/ST

La presente política establece los lineamientos corporativos para prevenir, identificar, detectar, gestionar, mitigar y reportar los Riesgos de Corrupción y Soborno Transnacional (C/ST), así como conductas contrarias a la ética empresarial, la transparencia, la legalidad y el buen gobierno corporativo.

Es de obligatorio cumplimiento para socios, administradores, representantes legales, directores, gerentes, trabajadores, contratistas, proveedores, clientes, consultores, intermediarios, aliados estratégicos y terceros que actúen en nombre, por cuenta, interés o beneficio de LAS EMPRESAS.

La gestión C/ST considera los riesgos derivados de manufactura, comercialización, importación, exportación, distribución y asistencia técnica de productos asociados al sector industrial, energético, petrolero, transporte y construcción. Las actividades de estructuración, adquisición, enajenación, explotación, arrendamiento, administración, inversión y gestión de activos inmobiliarios; y las actividades de compras, comercio exterior, logística, pagos internacionales, comisiones, anticipos, reembolsos, donaciones, patrocinios, permisos, inspecciones, contratación, relaciones con entidades públicas o privadas, intermediarios, agentes, distribuidores, asesores, consultores, contratistas y subcontratistas.

3. MARCO REGULATORIO Y REFERENTES

Esta política se interpreta y aplica conforme al marco normativo colombiano en materia de prevención de corrupción, soborno transnacional, ética empresarial, responsabilidad administrativa de personas jurídicas, gobierno corporativo, control interno, contabilidad, protección de denunciantes y demás disposiciones aplicables.

Se fundamenta, entre otros, en la Constitución Política de Colombia, el Código Penal, el Código de Comercio, la Ley 1474 de 2011, la Ley 1778 de 2016, la Ley 2195 de 2022, el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades y las normas laborales, contractuales, societarias, contables y de protección de datos personales que resulten aplicables.

Los estándares internacionales de buenas prácticas, tales como ISO 37001, ISO 37301, ISO 37002, ISO 31000, ISO 37000 y demás guías, estándares o prácticas internacionalmente reconocidas en materia de cumplimiento, integridad, gestión de riesgos y buen gobierno corporativo, se utilizan como referentes técnicos cuando son compatibles con el marco normativo colombiano, la materialidad del riesgo y la capacidad operativa de LAS EMPRESAS.

4. DEFINICIONES Y CRITERIO DE RESPONSABILIDAD DEMOSTRADA

Para efectos de esta política, los conceptos técnicos y normativos se interpretan conforme al marco legal aplicable, especialmente las definiciones previstas para el PTEE, la Política de Cumplimiento, la Matriz de Riesgos, los Contratistas, los Contratos Estatales, las Entidades Estatales, el Canal de Denuncias y los Riesgos C/ST.

La responsabilidad demostrada se entiende como la capacidad de acreditar mediante evidencia objetiva, soportes verificables, trazabilidad documental, registros íntegros, decisiones motivadas y deber de diligencia razonable que LAS EMPRESAS diseñan, implementan, supervisan y mejoran controles proporcionales para prevenir y gestionar C/ST.

5. PRINCIPIOS RECTORES

La gestión C/ST se rige por cero tolerancia, enfoque basado en riesgo, proporcionalidad del control, evidencia objetiva, trazabilidad, deber de diligencia, buena fe, confidencialidad, no retaliación, mejora continua y prevalencia del cumplimiento normativo sobre intereses comerciales o particulares.

Todo control definido para prevenir o mitigar C/ST debe ser razonable, proporcional, implementable, verificable, sostenible y coherente con la exposición real al riesgo.

La mejora continua constituye un principio rector del PTEE y exige revisar periódicamente la eficacia de los controles, los cambios del entorno, la evolución de C/ST, los resultados de auditoría, los reportes recibidos, los indicadores de desempeño y las acciones correctivas o preventivas adoptadas.

6. APETITO DE RIESGO, CULTURA ÉTICA Y GOBIERNO CORPORATIVO

LAS EMPRESAS mantienen un apetito de riesgo muy bajo frente a C/ST. En consecuencia, no se aceptan relaciones comerciales, operaciones, pagos, contratos, intermediaciones, decisiones o actuaciones cuyo nivel de riesgo exceda los límites definidos por los criterios internos de aceptación y las decisiones competentes de gobierno corporativo.

Cuando un riesgo asociado a C/ST no puede mitigarse a un nivel aceptable conforme al apetito de riesgo definido, la relación, operación, contrato, pago, intermediación o decisión debe rechazarse, suspenderse, terminarse o someterse a decisión de la instancia competente, según corresponda.

La cultura ética constituye un pilar del PTEE y se promueve desde la Junta de Socios, la Alta Dirección, los líderes de proceso y el Oficial de Cumplimiento, mediante comunicación, ejemplo directivo, capacitación, reporte oportuno, aplicación consistente de controles y rechazo expreso a prácticas contrarias a la integridad corporativa.

Las decisiones estratégicas, comerciales, financieras, contractuales, operativas o de expansión consideran su impacto sobre C/ST, la reputación corporativa, la capacidad de control, la trazabilidad documental y la coherencia con esta política y el PTEE.

El cumplimiento de esta política, del PTEE y de las disposiciones legales aplicables prevalece sobre el logro de objetivos comerciales, financieros, operativos o estratégicos cuando exista riesgo de corrupción, soborno, incumplimiento normativo, afectación reputacional o vulneración de los principios de integridad y transparencia adoptados por LAS EMPRESAS.

7. GOBERNANZA Y RESPONSABILIDADES GENERALES

Corresponde a la Junta de Socios aprobar la Política de Cumplimiento, el PTEE y sus actualizaciones, así como respaldar el compromiso corporativo frente a la prevención de C/ST.

La Junta de Socios conoce los informes del Oficial de Cumplimiento y, cuando corresponde, adopta decisiones, solicita planes de acción, asigna recursos o imparte directrices para fortalecer la prevención y gestión de C/ST, dejando evidencia en las actas correspondientes.

El Representante Legal es responsable de apoyar efectiva, eficiente y oportunamente al Oficial de Cumplimiento en el diseño, implementación, supervisión y monitoreo del PTEE.

El Oficial de Cumplimiento cuenta con independencia, autoridad, capacidad de decisión, acceso a información, recursos razonables y línea de reporte suficiente para liderar, monitorear y promover la implementación efectiva del PTEE, sin interferencias indebidas.

El Oficial de Cumplimiento cumple los requisitos de idoneidad, experiencia, independencia, capacidad de decisión y demás condiciones exigidas por la normatividad aplicable, conforme a la certificación y soportes que reposan en los registros corporativos correspondientes.

Los líderes de proceso, trabajadores y contrapartes son responsables de aplicar los controles definidos, participar en la gestión de riesgos, reportar señales de alerta y cumplir esta política y las obligaciones aplicables.

8. PROHIBICIONES CORPORATIVAS GENERALES

Queda prohibido dar, ofrecer, prometer, solicitar, recibir, aceptar, autorizar, registrar, ocultar, canalizar o facilitar dinero, pagos, beneficios, regalos, atenciones, comisiones, descuentos, donaciones, patrocinios, favores, ventajas o cualquier utilidad indebida con el propósito o efecto de influir de manera inapropiada en decisiones comerciales, contractuales, administrativas, judiciales, regulatorias, públicas o privadas.

También se prohíbe utilizar intermediarios, consultores, contratistas, agentes, representantes, terceros informales, estructuras contractuales, operaciones financieras o registros contables para ocultar, fraccionar, disfrazar, justificar o materializar corrupción, soborno, fraude, pagos de facilitación, conflictos de interés no gestionados o cualquier práctica contraria a la ética, la transparencia o la legalidad. La identificación de una posible conducta prohibida activa los mecanismos internos de análisis, reporte, investigación, mitigación y decisión.

9. GESTIÓN DEL RIESGO DE C/ST Y CONTROLES

La identificación, evaluación, control, monitoreo y actualización de C/ST se realiza bajo enfoque basado en riesgo, considerando, entre otros, terceros, sector económico, riesgo país asociado a las jurisdicciones donde se realizan operaciones, servidores públicos nacionales o extranjeros, contratos estatales, negocios o transacciones internacionales, intermediarios, estructura corporativa, modelo de negocio, operaciones nacionales o internacionales y demás factores que aumenten o puedan aumentar la exposición a corrupción o soborno.

La Matriz de Riesgos C/ST documenta la identificación, medición, control, monitoreo y actualización de estos riesgos y se mantiene coherente con esta política. Sirve como instrumento de referencia para definir criterios de aceptación, tratamiento, escalamiento, monitoreo y seguimiento, de acuerdo con el apetito de riesgo, los controles existentes y las decisiones de gobierno corporativo aplicables.

La evaluación de C/ST considera sus posibles impactos legales, reputacionales, operativos y de contagio, de acuerdo con la metodología de gestión integral de riesgos y los criterios definidos en la Matriz de Riesgos C/ST.

La incursión en nuevos mercados, productos, servicios, jurisdicciones, modelos de negocio o esquemas contractuales exige evaluar previamente su impacto sobre C/ST, actualizar la Matriz de Riesgos C/ST cuando corresponda y documentar las decisiones adoptadas.

Las señales de alerta C/ST identificadas en operaciones, contratos, registros contables, relaciones con terceros, transacciones internacionales, interacciones con autoridades o cualquier otra actividad relevante se analizan, documentan, escalan y tratan de forma trazable.

En la actualización de la Matriz de Riesgos C/ST se considera un análisis sectorial y estratégico de integridad que contemple presión comercial, concentración de mercados, dependencia de clientes o proveedores críticos, operaciones internacionales, cambios regulatorios, eventos reputacionales y riesgos emergentes.

10. REGALOS, OBSEQUIOS Y BENEFICIOS A TERCEROS

El intercambio de regalos, obsequios o beneficios puede constituir un riesgo de corrupción, soborno, conflicto de intereses o ventaja indebida, y por ello lo someten a criterios estrictos de permisibilidad, transparencia y control.

El ofrecimiento, promesa, entrega, solicitud, aceptación o recepción de regalos, obsequios, cortesías, descuentos, dádivas o cualquier elemento de valor solo se permite cuando responda a una práctica legítima de negocio, sea ocasional, razonable, proporcional, transparente, verificable, cuente con soporte suficiente y no tenga por objeto ni efecto influir de manera indebida en una decisión comercial, contractual, administrativa, regulatoria, pública o privada.

Queda prohibido ofrecer, prometer, entregar, solicitar, aceptar o recibir regalos, obsequios o beneficios que puedan generar una ventaja indebida, constituir un acto de corrupción o soborno, afectar la independencia de criterio, comprometer la objetividad de una decisión, crear un conflicto de intereses o producir una apariencia de impropiedad, con independencia de su valor.

Igualmente, queda prohibido entregar o recibir dinero en efectivo o equivalentes de efectivo, así como fraccionar, encubrir o simular regalos o beneficios para eludir los límites y controles establecidos.

Todo regalo, obsequio o beneficio debe cumplir los límites, criterios, autorizaciones, registros y mecanismos de control definidos por la compañía, y es responsabilidad de cada colaborador y tercero garantizar su plena trazabilidad.

11. HOSPITALIDAD, ALIMENTACIÓN, VIAJES, HOSPEDAJE Y ENTRETENIMIENTO

LAS EMPRESAS reconocen que las actividades de hospitalidad y los gastos de representación pueden ser utilizados como mecanismo de influencia indebida o encubrimiento de transferencias de valor prohibidas, y por ello los someten a criterios estrictos de finalidad legítima, proporcionalidad y control.

Las actividades de hospitalidad, alimentación, hospedaje, viajes, transporte, visitas técnicas, participación en eventos, actividades de entretenimiento y demás gastos de representación solo se permiten cuando tengan una finalidad legítima de negocio, capacitación, relacionamiento corporativo, promoción comercial o ejecución contractual, y sean razonables, proporcionales, transparentes, verificables y acordes con las prácticas comerciales permitidas.

Estas actividades no deben utilizarse para influir indebidamente en decisiones de terceros, obtener ventajas indebidas, afectar procesos de contratación o adjudicación, generar compromisos de reciprocidad, eludir controles corporativos ni encubrir pagos, beneficios o transferencias de valor prohibidas.

Queda prohibido financiar, asumir o reembolsar viajes, hospedajes, alimentación o entretenimiento que carezcan de finalidad de negocio demostrable, que incluyan acompañantes sin justificación, que se dirijan a destinos o actividades ajenas al propósito corporativo, o que no cuenten con el soporte y la autorización correspondientes.

Toda actividad de hospitalidad o gasto de representación debe contar con soporte documental suficiente y cumplir los límites, autorizaciones, registros y mecanismos de control definidos por LAS EMPRESAS, y es responsabilidad de quien la propone, aprueba o ejecuta garantizar su trazabilidad.

12. DONACIONES Y PATROCINIOS

Las donaciones y patrocinios solo se realizan cuando tienen finalidad legítima, están alineados con los criterios corporativos definidos por LAS EMPRESAS, cuentan con autorización competente, debida diligencia proporcional, identificación razonable del beneficiario, soporte documental suficiente y registro contable adecuado.

Se prohíbe realizar donaciones o patrocinios para encubrir pagos indebidos, canalizar beneficios prohibidos, favorecer indebidamente a terceros, obtener ventajas comerciales o influir en decisiones de servidores públicos, autoridades, entidades estatales, clientes, proveedores, contratistas, organizaciones privadas o cualquier tercero.

13. CONTRIBUCIONES POLÍTICAS

Queda prohibido realizar, directa o indirectamente, contribuciones políticas, financiación de campañas, aportes a partidos, candidatos, movimientos, comités, organizaciones políticas o personas dedicadas a actividades políticas, en nombre, representación, interés o beneficio de LAS EMPRESAS.

Los socios, administradores, trabajadores, contratistas o terceros pueden ejercer sus derechos políticos a título estrictamente personal, sin utilizar recursos, bienes, tiempo, nombre, imagen, información, instalaciones, canales, representación o capacidad de influencia de LAS EMPRESAS.

14. PAGOS DE FACILITACIÓN

Se prohíben los pagos de facilitación, agilización, dádivas o pagos no oficiales, aun cuando sean considerados práctica o costumbre local.

Ninguna persona puede realizar, autorizar, prometer, registrar, reembolsar o encubrir pagos destinados a acelerar, asegurar, retardar, modificar u obtener trámites, permisos, licencias, certificaciones, decisiones, servicios, beneficios o actuaciones de servidores públicos o particulares.

Cualquier solicitud, presión, insinuación o exigencia relacionada con contribuciones políticas indebidas, pagos de facilitación o beneficios no autorizados se reporta por los canales definidos.

15. REMUNERACIONES, COMISIONES, HONORARIOS Y PAGOS VARIABLES

Las remuneraciones, comisiones, honorarios, bonificaciones, descuentos, incentivos, pagos variables o cualquier contraprestación económica asociada a empleados, contratistas, intermediarios, agentes, representantes, consultores, aliados estratégicos o terceros deben tener causa legítima, razonabilidad económica, soporte contractual o documental, aprobación competente, trazabilidad contable, beneficiario identificado y ausencia de finalidad indebida.

Se prohíbe pactar, autorizar, registrar, pagar, fraccionar, reembolsar o encubrir remuneraciones, comisiones, honorarios, bonificaciones, descuentos o pagos variables que puedan constituir, facilitar o encubrir corrupción, soborno, pagos de facilitación, beneficios indebidos, conflictos de interés no gestionados o cualquier práctica contraria al PTEE.

16. RELACIONAMIENTO CON AUTORIDADES Y CONTRATACIÓN ESTATAL

Toda interacción con servidores públicos nacionales o extranjeros, autoridades, entidades estatales, organismos de control, agremiaciones, organizaciones internacionales o entidades públicas se realiza con transparencia, legitimidad, trazabilidad, respeto empresarial y finalidad corporativa verificable.

Cuando LAS EMPRESAS participan directa o indirectamente en contratación estatal, incluyendo procesos de contratación pública nacional o internacional cuando resulte aplicable, trámites, permisos, licencias, inspecciones, certificaciones, registros, visitas de autoridad o actuaciones administrativas, observan criterios de selección objetiva, integridad documental, prohibición de beneficios indebidos, trazabilidad de comunicaciones y soporte de decisiones durante las etapas precontractual, contractual y postcontractual.

17. TERCEROS, CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

LAS EMPRESAS aplican medidas razonables y proporcionales de conocimiento, evaluación, selección, vinculación, contratación, monitoreo y actualización de terceros, contratistas, proveedores, consultores y demás contrapartes expuestas a C/ST, de acuerdo con su nivel de riesgo, naturaleza de la relación, objeto contractual, jurisdicción, antecedentes, beneficiario final, forma de pago y demás factores relevantes.

Los contratos, órdenes de compra, acuerdos comerciales o documentos jurídicos aplicables incorporan cláusulas de cumplimiento, transparencia, prevención C/ST, colaboración, auditoría, reporte, terminación y consecuencias por incumplimiento, de acuerdo con el nivel de riesgo y las disposiciones internas aplicables.

La negativa injustificada a suministrar información, la entrega de información falsa, incompleta, inconsistente o desactualizada, o la imposibilidad de verificar razonablemente la identidad, antecedentes, beneficiario final, capacidad o legitimidad de una contraparte, puede dar lugar al rechazo, suspensión, bloqueo, terminación o no renovación de la relación contractual, comercial o jurídica.

18. INTERMEDIARIOS, AGENTES, REPRESENTANTES Y GESTORES

La vinculación o utilización de intermediarios, agentes, representantes, gestores, consultores comerciales, asesores externos o terceros que actúen en nombre, por cuenta, interés o beneficio de LAS EMPRESAS exige debida diligencia proporcional al riesgo, autorización competente, justificación legítima de negocio, contrato escrito, obligaciones expresas de cumplimiento y trazabilidad suficiente de la gestión encomendada.

Se prohíbe utilizar gestores informales, facilitadores, intermediarios no autorizados, terceros sin vínculo contractual o personas no sometidas a debida diligencia y aprobación formal para gestionar trámites, permisos, licencias, inspecciones, contactos, negociaciones, relaciones comerciales, procesos contractuales, actuaciones ante autoridades o cualquier gestión en nombre, interés o beneficio de LAS EMPRESAS.

Las remuneraciones, comisiones, honorarios, descuentos, bonificaciones, pagos variables o cualquier contraprestación a intermediarios, agentes, representantes o gestores tienen causa legítima, razonabilidad económica, soporte contractual, aprobación competente, trazabilidad contable, beneficiario identificado y ausencia de finalidad indebida.

19. ALIADOS ESTRATÉGICOS, DISTRIBUIDORES Y SOCIOS COMERCIALES

LAS EMPRESAS adoptan controles proporcionales frente a aliados estratégicos, distribuidores, socios comerciales, canales de distribución, socios internacionales, contratistas relevantes o terceros que participen en operaciones, negocios, proyectos, mercados, jurisdicciones o actividades con exposición a C/ST.

Cuando estos terceros actúan en nombre, por cuenta, interés o beneficio de LAS EMPRESAS, o participan en la consecución, mantenimiento, ejecución o expansión de negocios nacionales o internacionales, se someten a debida diligencia proporcional al riesgo, obligaciones contractuales de integridad, monitoreo razonable y reglas de terminación o suspensión ante incumplimientos.

Las alianzas, acuerdos comerciales, esquemas de distribución, contratos de colaboración, consorcios, uniones temporales, asociaciones, negocios conjuntos o estructuras equivalentes se evalúan considerando su finalidad legítima, contraparte, jurisdicción, beneficiario final, forma de remuneración, exposición a autoridades, trazabilidad de pagos y coherencia con el apetito de riesgo C/ST definido por LAS EMPRESAS.

20. DEBIDA DILIGENCIA Y CONOCIMIENTO DE CONTRAPARTES

Los procesos de debida diligencia son razonables y proporcionales, y se orientan a identificar, evaluar y gestionar C/ST asociados a contrapartes, terceros, contratistas, intermediarios, consultores, beneficiarios finales, operaciones, contratos, jurisdicciones, sectores económicos y relaciones con entidades públicas o privadas.

La debida diligencia se realiza antes de la vinculación o contratación, durante la relación y cuando se presentan cambios relevantes, señales de alerta, operaciones inusuales, modificaciones contractuales, nuevos mercados, nuevas jurisdicciones o incremento del nivel de riesgo.

En procesos de reorganización empresarial, fusiones, adquisiciones, compra de activos, compra de acciones, alianzas estratégicas, asociaciones o estructuras equivalentes, se exige debida diligencia anticorrupción y antisoborno antes de adoptar una decisión final y durante la integración posterior, cuando corresponda.

La entrega de información falsa, incompleta, inconsistente, desactualizada o engañosa, así como la negativa injustificada a suministrar información requerida, puede dar lugar al rechazo, suspensión, bloqueo, terminación o no renovación de la relación comercial, contractual, laboral o jurídica.

21. REGISTROS CONTABLES Y CONTROLES FINANCIEROS

En LAS EMPRESAS Se mantienen libros, registros contables, soportes, aprobaciones, conciliaciones, comprobantes y controles financieros que reflejan de manera íntegra, exacta, suficiente, verificable y oportuna las transacciones, operaciones y disposición de activos.

Se prohíbe registrar, autorizar, ocultar, fraccionar, simular, alterar o canalizar pagos, reembolsos, comisiones, descuentos, donaciones, patrocinios, gastos, anticipos, beneficios o cualquier transacción que pueda encubrir corrupción, soborno, dádivas, coimas, pagos de facilitación, fraude o cualquier práctica indebida.

Se establecen controles proporcionales sobre pagos internacionales, comisiones, honorarios, descuentos, anticipos, reembolsos, pagos fraccionados, pagos extraordinarios, gastos de representación y demás desembolsos sensibles, con el fin de verificar su razonabilidad económica, soporte contractual, aprobación competente, trazabilidad contable, beneficiario real y ausencia de finalidad indebida.

El Revisor Fiscal y las áreas de control consideran señales de alerta contables, financieras, contractuales o transaccionales que puedan indicar pagos directos o indirectos relacionados con C/ST.

22. CONFLICTOS DE INTERÉS

Los socios, administradores, trabajadores, contratistas, intermediarios, consultores y demás contrapartes deben revelar oportunamente cualquier conflicto de interés real, potencial o aparente que pueda afectar la objetividad, independencia, transparencia o legitimidad de sus decisiones o actuaciones frente a LAS EMPRESAS.

Está prohibido participar en decisiones, contrataciones, autorizaciones, negociaciones, pagos, evaluaciones, investigaciones, reportes o gestiones cuando exista un conflicto de interés no declarado o no gestionado.

Los conflictos de interés se identifican, declaran, gestionan, escalan y documentan con criterios de transparencia, objetividad, abstención y trazabilidad.

23. SUPERVISIÓN, REPORTES, AUDITORÍA Y MEJORA

Se mantienen mecanismos de supervisión, auditoría, seguimiento y mejora continua del PTEE para evaluar su diseño, implementación, eficacia, efectividad, suficiencia y oportunidad frente a C/ST.

El Oficial de Cumplimiento presenta informes a la Junta de Socios sobre gestión, funcionamiento, resultados, brechas, riesgos, incidentes, señales de alerta, planes de acción y oportunidades de mejora del PTEE.

La supervisión se apoya en indicadores de gestión, desempeño y eficacia que permiten evaluar debidas diligencias, actualización de contrapartes, funcionamiento de canales de denuncia, capacitaciones, señales de alerta, investigaciones, planes de acción, auditorías, reportes y mejora continua.

Los requerimientos de autoridades competentes se atienden oportunamente y cuentan con evidencia suficiente, verificable y trazable de reportes, respuestas, soportes, planes de acción y decisiones adoptadas.

24. CANALES DE DENUNCIA, CONFIDENCIALIDAD E INVESTIGACIONES INTERNAS

Se mantienen canales de comunicación y denuncia seguros, accesibles, confidenciales y, cuando sea posible, anónimos, para reportar posibles actos de corrupción, soborno, fraude, conflictos de interés, incumplimientos del PTEE, violaciones de esta política o cualquier conducta contraria a la ética empresarial.

Los canales de denuncia operan con independencia suficiente, reserva, trazabilidad y ausencia de interferencias indebidas, de forma que permiten la recepción, análisis y gestión objetiva de reportes relacionados con posibles conductas C/ST.

Las denuncias, reportes o consultas recibidas se evalúan bajo criterios de objetividad, reserva, trazabilidad, debido proceso, proporcionalidad y documentación suficiente.

Las investigaciones internas relacionadas con posibles incumplimientos de esta política o del PTEE se adelantan con objetividad, reserva, independencia, debido proceso, proporcionalidad, trazabilidad documental y respeto por los derechos de las partes involucradas.

No se admiten denuncias falsas, temerarias o realizadas de mala fe. Cuando se identifican este tipo de conductas, pueden adoptarse las medidas correspondientes según la naturaleza del vínculo y el marco legal aplicable.

Para la recepción de denuncias por actos Corrupción y Soborno Transnacional y todas aquellas conductas catalogadas como soborno, fraude conflicto de interés, entre otras.

1. Correo electrónico: eticaytransparencia@cspdirect.com
2. La LINEA ETICA [anónima] disponible en www.cspgroup.com
3. Directamente a traves del Oficial de Cumplimiento.

25. POLÍTICA DE PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS Y PROTECCIÓN AL DENUNCIANTE

Se prohíbe cualquier represalia, retaliación, intimidación, discriminación, acoso, afectación laboral, contractual, comercial o trato adverso contra quien formula denuncias de buena fe, realiza consultas, reporta señales de alerta, participa en investigaciones internas, suministra información, colabora con autoridades competentes o se niega a participar en conductas contrarias a esta política o al PTEE.

La organización adopta medidas razonables de protección, confidencialidad, reserva y seguimiento frente a reportantes, denunciantes, testigos o colaboradores de buena fe. Cualquier presunta represalia se reporta, evalúa y gestiona con reserva, trazabilidad, objetividad y respeto por la normatividad vigente.

26. DIVULGACIÓN, CAPACITACIÓN Y ACCESIBILIDAD

La divulgación de esta política y del PTEE se dirige a trabajadores, administradores, socios, contratistas, proveedores, clientes, intermediarios y demás contrapartes que deben conocerlos, conforme al nivel de exposición, la naturaleza de la relación y los mecanismos definidos.

La capacitación es diferenciada según el nivel de exposición a C/ST y prioriza áreas comerciales, compras, comercio exterior, contabilidad y finanzas, administración, líderes de proceso, gestores de riesgos, contratistas, subcontratistas, intermediarios, representantes, distribuidores y terceros. Se documentan y conservan evidencia suficiente sobre participantes, fecha, contenido, medio utilizado, evaluación de conocimiento cuando aplica y acciones de mejora derivadas.

LAS EMPRESAS disponen mecanismos físicos o digitales para facilitar el acceso a la Política Anticorrupción y Antisoborno, al PTEE o a sus contenidos relevantes, al Código de Ética y Conducta y a los canales de comunicación y denuncia, asegurando que la información divulgada corresponda a versiones vigentes y aprobadas.

27. CONSERVACIÓN DOCUMENTAL Y TRAZABILIDAD

Se conservan los documentos, registros, soportes y evidencias asociados al diseño, aprobación, implementación, ejecución, monitoreo, evaluación y mejora del PTEE, así como aquellos relacionados con debida diligencia, reportes, investigaciones, capacitaciones, controles financieros, autorizaciones, operaciones, contratos y decisiones en materia C/ST.

La conservación documental asegura integridad, confiabilidad, disponibilidad, reserva, trazabilidad y reproducción exacta, conforme a la normatividad aplicable y a los procedimientos internos de gestión documental.